お申込からご利用までの流れ

1.お申込み

利用申請

  • 申請は窓口での受付のみで、申請書の先着順となります。電話・郵送・ファクス・メール等による申請はできません。
    窓口受付場所:東広島芸術文化ホールくらら内総合案内事務室
    窓口受付時間:9:00~19:00

    ただし、申請期間の受付開始初日は抽選会を行い、抽選会参加者のみ申請を受付けます。
    また、窓口での受付は翌日午後1時以降となります。

  • お申込にあたっては、必ず利用する団体の代表者か会場責任者の方が、直接窓口にお越しください。
  • 利用申請受付期間は、利用する施設によって異なります。詳しくは、こちらをご覧ください。

抽選会日程

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利用施設 抽選会実施日 時間/内容
大ホール
小ホール
市民ギャラリー
サロンホール
毎月1日午前
(1月は5日)
9:30
受付締切(締切以降は抽選会参加不可)
9:30〜
抽選会開始
予備抽選・本抽選
その他諸室定期利用調整会議
※申請対象月に2回以上諸室を利用する場合、
月1回以上の利用を半年以上継続する場合
(サロンホール練習利用含む)
毎月1日午後
(1月は5日)
14:00~
定期利用調整会議
(1・2階 会議室・研修室エリア)
15:00~
定期利用調整会議
(3階 練習室稽古場、多目的室)
その他諸室定期利用以外
※月に1回の利用等
(サロンホール練習利用含む)
(大ホール舞台のみ利用含む)
毎月2日午前
(1月は6日)
9:30
受付締切(締切以降は抽選会参加不可)
9:30〜
抽選会開始
予備抽選・本抽選

抽選会会場

東広島芸術文化ホールくらら内

利用可能日は抽選会の約2週間前にホームページにて公開します。

東広島市関連のイベントまたは芸術文化ホール自主事業の関係で、1年以上前から予約が確保されている日もございます。あらかじめご了承ください。

注意事項

  • 抽選は、1団体・1公演厳守で行います。代表者1名でお申し込みください。
    諸室の定期利用調整会議での申請においては、同一内容・同一目的の場合にのみ、複数日の申請ができます。
    例:『普段の定期的な練習』と『発表会』では別の内容・目的となりますので、それぞれの申請が必要です。
  • 仮予約した施設は申し込み団体しか使用できません。(他の団体等への譲渡はできません)
  • 同一団体が、連続して利用できる期間は、施設によって異なります。
    詳しくは、上記の『連続利用日数の制限について』でご確認ください。
  • 抽選会当日は、施設予約のお手続きにお時間がかかりますので余裕をもってご来館ください。
  • 1団体・1公演が守られていない場合、他の団体等への譲渡が発覚した場合は、予約が無効となります。

仮予約(申請から14日以内)

  • 利用申請後、14日以内に窓口で利用料金をお支払ください。
  • 仮予約期間内に利用料金のお支払いがなかった場合は、予約は無効となります。

2.予約の確定

施設利用料金の支払い

  • 仮予約期間内に施設利用料金をお支払いただき、予約の確定となります。
  • 利用料金お支払後の取消につきましては、キャンセル料が発生します。
  • 予約の変更・キャンセルについての詳細は、こちらをご覧ください。

利用許可書の発行

  • 利用料金お支払後に、利用許可書を発行いたします。
  • 利用許可書は、利用当日ならびに変更・取消等の際に必要な書類となりますので、大切に保管してください。

3.事前打ち合わせ(公演の約1か月前)

大ホール・小ホール・サロンホール利用者対象

  • 催事を円滑に進めるため、大ホール・小ホール・サロンホールをご利用の方は、会館常駐の舞台技術者と事前の打ち合わせをお願いいたします。
    (打合せ日時につきましては、会館より代表者にご連絡をいたします。)

主な打合せ内容

  • タイムスケジュールの確認
    (搬出入・仕込み・リハーサル・公演内容・終演時間など)
  • 舞台・音響・照明などステージ備品について
  • 舞台技術者の増員、ピアノ調律について
  • 受付・スタッフ人員配置、ロビー周りの掲示物や看板
  • 物品の販売、撮影など

主催者・出演者に関する資料、過去の公演プログラムなどがございましたらご持参ください。

4.事前確認票の提出(催事の約2週間前)

市民ギャラリー利用者対象

  • 搬出入時間、催事スケジュール等について確認するための書面をご提出いただきます。
  • 催事の内容によっては、会館スタッフと打ち合わせをさせていただくこともございます。
    詳細につきましては、会館より代表者にご連絡をいたします。

5.ご利用当日

許可書の提示・備品料金等精算

  • 利用許可書を窓口でご提示ください。
  • 備品・楽屋・空調設備等の利用料、舞台技術者増員人件費等をお支払いください。

利用許可の制限・利用に際しての注意

次のいずれかに該当する場合は、利用の許可をいたしません。
既に利用を承認している場合、あるいは利用中であっても利用を中止させていただくことがあります。

  • 公の秩序又は善良な風俗を害するおそれがあると認めるとき。
  • 建物、付属設備その他器具等を破損し、または滅失する恐れがあると認めるとき。
  • 施設管理上支障があり、施設が利用を不適当であると認めるとき。
  • 利用の許可申請書の記載に偽りがあった場合
  • 施設の利用規定、もしくはそれに基づく注意事項に従わない場合。
  • 関係官庁等から中止命令が出た場合。
  • 上記の他、その利用が不適切であると認められる場合。

ご利用にあたって

  • 利用時間の厳守
    利用時間には、物品などの搬入、設営などの準備作業及び後片付けの時間を含みます。 時間内に撤収及び原状回復まで全てを終了させて、鍵を事務室へご返却ください。
  • 定員の厳守
    消防法上、施設の定員を超えてのご利用はできませんので、定員は必ず守ってください。
  • 利用後の原状復帰のお願い
    • 椅子・机・ホワイトボード等を移動した場合は、ご利用後にもとの位置にお戻しください。
    • 貸出備品は事務室にご返却ください。また、掲示した看板や持ち込んだ道具類は撤去してください。
    • ゴミは必ずお持ち帰りください。
    • 施設・設備等に損傷を与えた場合は、速やかに事務室にお申し出ください。

予約の変更・取消について

期日までにお申し出があった場合、利用日の変更ができます。

1回のみ、同一施設への変更が可能

利用目的が異なる変更は不可(本番利用から練習利用等への変更は不可)

変更後の利用日は、下表【A】の施設は変更申請日の12ヶ月先の日まで、下表【B】の施設は変更申請日の6ヶ月先の日まで、下表【C】の施設は変更申請日の3ヶ月先の日までとなります。

期日までにお申し出いただいた場合、施設利用料金の50%を還付します。(キャンセル料50%)

期日後は、施設利用料金の還付はできません。(キャンセル料100%)

1度変更されてから取り消しをされる場合の取消申請期日は、変更前の利用日を基準とします。

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施設の区分 利用変更許可の申請期限 利用日の変更可能期間 取消に伴う利用料5割還付の申請期限
大・小ホール及び
ホールとともに利用する施設
市民ギャラリー
当初利用日の30日前の日まで 変更申請日の12ヶ月先の日 利用日の30日前の日まで
サロンホール 当初利用日の30日前の日まで 変更申請日の6ヶ月先の日 利用日の30日前の日まで
その他諸室
(会議室、研修室、練習室など)
当初利用日の7日前の日まで 変更申請日の3ヶ月先の日 利用日の7日前の日まで